アポイント準備~当日の話し方テンプレート公開

こんにちは。なーとし(@naaaaaaato2018)です。

突然ですが、僕は仕事上、社外の医師や薬剤師とお話することが多いです。

また、社内でも、かなり上の職位の上司や、違う部署の方と打ち合わせをすることもあります。

そんな僕が、『アポイントの準備から当日の話し方まで』、どんなことを意識しているか、お話ししたいと思います。

なーとし
なーとし

数多くのアポイントをこなしてきた経験を踏まえて、工夫をまとめました!

アポイント準備編

僕は、『アポイントは準備が99%』と思う程、準備を大切にしています。

入念に準備していくと、緊張や不安もやわらぎ、相手の様子に注目できる余力まで生まれます。

そのため、ここでは具体的にどのように準備をするのか、説明していきます。

Step1:アポイント当日話す内容のテンプレート確認

まずは、以下のテンプレートを確認してください。

職種に応じて多少は異なるとは思いますが、基本的にはこの順番で話していくのではないかと思います。

①挨拶
②今日話すべきことが何点あるか伝える
③要件を順番に伝えていく(別資料参照となること多い。)
④アポイント後に、自分と相手がすべきアクションを再度確認
⑤おまけ(相手に何かお土産となるお話をする。)
⑥お礼

この流れに沿って、どんな準備をしていくかを説明していきます。

Step2:当日自分が話したい要件を羅列する

まずは、アポイント当日に自分がどんなことを話したいのかを羅列しましょう。

ここで重要なのは、詳細は気にせず話したいことを羅列することです。

イメージとしては、グループディスカッションする時のブレストに近いですね。

箇条書きでいいので、どんどん書き出していきましょう。

話の展開の整理や重複の削除は後でできるので、ここでは話したいことを漏れなく出すことに重点を置いてください。

なーとし
なーとし

アポイント時の相談漏れを防ぎましょう!!
(後で相談し忘れた内容があると泣きたくなりますよね。。)

Step3:MECEを使って、話したい内容を整理する

Step2で自分の伝えたいことは羅列できたので、次はバラバラな話を統合していきます。

話を統合する際、MECEという考え方を使うと便利ですよ。

MECEとは
Mutually Exclusive and Collectively Exhaustiveとは、「相互に排他的な項目」による「完全な全体集合」を意味する言葉である。 要するに「重複なく・漏れなく」という意味である。経営学、経営コンサルティングなどの領域でよく使われる言葉である。ロジカルシンキングの一手法として日本では喧伝された、運営コンサルティング社で使われているグルーピング(grouping)の原理。
Wikipedia参照)

要は、「ダブりなく、漏れなく」っていう考え方です。

図で考えると分かりやすいです。

言いたいことの枠:黒
言いたいことの項目:赤、青、黄
言えてない項目:白
重複した項目:紫

MECEの考え方はこんな感じです。

ダブりがあると話が長くなるし、漏れがあるとまたアポイントを組まなきゃいけなくて面倒ですよね。

相談したい内容を整理した後は、『ダブりなく、漏れなく』整理されているか確認するだけで、相手の理解度が大きく変わりますよ!!

なーとし
なーとし

MECEができていると、話があっちこっちに行かないから、相手もスムーズに理解できるんです^^

Step4:自分の中で、ストーリーを作り、面会の道筋を作る

MECEに沿って話したい内容が整理できたら、次は話の順番を作っていきましょう。

ここで一番大事なことは、話したい内容それぞれが繋がっている流れを作ることです。

一番分かりやすいのは、スライドでの発表ですね。

スライド1(実験内容1):〇〇という実験をしました。
スライド2(実験内容2):△△という実験をしました。

この内容を説明する時、2人のどちらが分かりやすいでしょうか?

〇〇という実験をしました。続いて、△△という実験をしました。

〇〇という実験をしました。その結果、××という仮説が立ったので、検証するため、△△という実験をしました。

もちろん、女性の発表だと思います。

なぜなら、スライド1からスライド2に至る経緯が説明されており、スムーズに話が入ってくるからですね。

 

少し極端な例でしたが、話したい内容が繋がっていることの重要性は伝わりましたでしょうか?

話したい内容が3つ以上ある際は、

どのような順番で話すと自然な流れで次の話題へスムーズに移行できるか?

を考えて、話す順番を考えることをお勧めします。

 

(おまけ):どうしても話が繋がらない場合

できるだけ避けたいですが、どうやっても次の話題にこじつけられない場合は、奥の手があります。

それは、『〇〇と関連して~』と言って、別の話題に移ることです。

冷静に考えると、「何が関係してるんだ?」ってなるんですけど、それは置いておきましょう。

相手に話題の転換点だと気づいてもらうための伏線だと割り切って使ってください。

なーとし
なーとし

おまけは、使い過ぎないでくださいね~笑

Step5:話す練習をする

ぶっつけ本番よりは、1,2回でも話す練習をしておくといいと思います。

自分が思っていることをストレートに話すのは案外難しいので、1,2回練習するだけでも、洗練度はかなり変わります。

また、相手からの質問が想定される場合は、話の中に『相手が質問したくなるような撒き餌』をまくといいですよ。

なーとし
なーとし

相手も『自分、質問したったわー』と満足してもらえるので、撒き餌は意外に有効です。

特に撒き餌は、就活や転職の面接時に流れをコントロールする上で重要な役割を果たします。
気になる方は、【PR】記事「【医薬品業界志望者向け】就活で内定を獲得するためのガイドライン」をご覧ください。

Step6:おまけ(お土産話を探す)

僕は仕事上、医師と定期的にアポイントを取ります。

仕事上必要なことなので、問題なく受け入れてもらえるのですが、せっかく相手の貴重な時間をもらうんですから、

何か相手にgiveできるようなことがあるといいじゃないですか?

ということで、僕は担当医師が関心のありそうな論文をお土産話として紹介することが多いです。

たまに担当医師がPublishした論文を持って行って、質問することもあります。

なーとし
なーとし

自分がPublishした論文を読んで、質問してくれるのって皆嬉しいものですよね。

効果があるかは正直よく分かりませんが、笑

『面白い話を持ってきてくれるアイツなら、話を多めに聞いてもいいかな』

と思ってもらえる関係性を作ることは大事だと感じるこの頃です。

アポイント当日編

ここまで準備できてれば、当日はあまり問題ないですね。

テンプレートを改めて確認して、補足説明していきます!

①挨拶
②今日話すべきことが何点あるか伝える
③要件を順番に伝えていく(別資料参照となること多い。)
④アポイント後に、自分と相手がすべきアクションを再度確認
⑤おまけ(相手に何かお土産となるお話をする。)
⑥お礼

話すべきことが何点あるかだけ伝える

これは相手に、『今日のアポイントの全体像』を掴んでもらうのに重要です。

ただ、詳細を話されても訳が分からないので、

・何点話したいことがあるのか
・(どうしても必要なら)それぞれを1文で説明

くらいで説明するとよいと思います。

アポイント後の相手と自分のアクションを確認する

アポイントで長い時間話せば話すほど、この確認は大事です。

せっかく色々相談したのに、『あれ?何すればいいんだっけ?』ってなると困りますよね。

また、相手が何もしてくれないのも困ってしまいます。

さらに言うと、『自分と相手が全く同じ理解をしていることを確認する』ってとても大事なことだと思うんです。

 

(十分に確認していないと、こんなことが起きてしまうかも。。。)

〇〇しておいてくださいね!

以前に言われた△△やっときました!

(え。。。〇〇じゃない。。。だと!?)

 

こんな悲しい事故を防ぐためにも、アポイントの終わりの頃に、今後のアクションをまとめる時間を作ると良いです。

なーとし
なーとし

自分に抜けがあると、指摘してもらえるので、僕はほぼ毎回やってます!!

まとめ

いかがでしたでしょうか?

偉そうにアポイント準備を語っていますが、実は自分のストーリー通りにいかないことも多いんです。笑

特に、「③要件を順番に伝えていく」時は、相手から予想もしてないような回答や質問が来ることも多く、

『全然予定通りの展開じゃないじゃないか~~~涙』

と思いながら、その場で対応していきます。

なーとし
なーとし

『この場で回答できないため、確認後メールにて回答します。』も、使います! 悔しいですが。

報告のためのアポイントであれば、自分の想定通りでも問題ないんです。

ただ、今後の相談をしたい時に、自分の想定通り進んだら、そもそも相談する意味ないですよね?笑

 

 

かなり上の職位の上司や、ご高名な医師へアポイントをお願いすると、僕の想定してたストーリーなんて開始3秒で崩されることもあります。

だからこそ、アポイントを組んだ価値があるし、自分の幅が広がったなと思うことが多いですね。

 

また、継続的に会う方とのアポイントでは、同じようなことを聞かれることが多いんです。

「数字に拘りがある」、「今後の展開の詰めを気にする」、「進捗状況の詳細な情報が欲しい」、などなど、、

始めに自分でストーリーを作っておくと、相手から聞かれた内容と比較することで、今後のアポイントの時に、どこを重点的に調べておけばいいか予測しやすくなります。

そのためにも、事前準備が大事だと思っています。

忙しい中で事前準備に手間をかけると、めちゃくちゃ大変なのですが、後々の自分に役立つと思い、地道に続けております。

この記事が誰かのお役にたてば幸いです。

ではではまた~。

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