【管理職向け】新人が辞める原因を減らすために取り組んでほしいこと

こんにちは。

「新人が辞めそうで不安だ。」

「新人が何に悩んでいるのかわからない。」

と、不安に思われる管理職の方も多いのではないでしょうか。

最近新人さんと話す機会が多かったので、その際に感じた「マニュアル作成の重要性」について書いてみます。

はじめに(新人には分からないことがたくさん)

管理職の方は自身が新人だった頃を忘れてしまったことも多いのではないでしょうか?

「新人って何が分からないのか分からないくらい、全部わからないのです。」

まずこの前提は忘れないでください。

そしてもう一つ覚えておいて頂きたい前提があります。

「わからないことを先輩に聞くのって、実は新人に大きなストレスがかかっています。」

新たに配属されてきた新人に対して、上司は「分からないことがあれば、いつでも先輩に聞いてね」とよく言いますが、「よし、わからないことは全部先輩に聞いて解決だ!」と思える新人はあまり多くないのではないでしょうか?

「忙しそうな先輩へ聞くのは申し訳ないし、自分でもう少し調べてみよう」⇒「ネットで調べても出てこないし、社内資料にも書いてなさそうだから、申し訳ないけど先輩に聞こう。」

この一連の流れが新人へストレスがかかっており、新人が早い時期で辞めてしまう理由の1つであることがわかりました。

仕事上、注意されることも多い新人だからこそ、どんどんドツボにはまっていくケースもあるようです。

そこで私はマニュアル作成の重要性を今一度確認して頂きたいと思いました。

マニュアル作成のメリット・デメリットを考える

デメリット

①作成に時間を要する
②管理者が必要である

でしょうか。

①は、ご自身のマネジメント能力が問われるところだと思います。

②については、ご自身が管理者になることで問題ないと思います。定期的(年に1回程度)に部下の誰かに軽く確認してもらうだけでよいと思います。

たしかにデメリットはあると思いますが、それ以上のメリットは得られると思っています。

メリット

①新人のストレスが軽減される
②社員の持ち時間が増える
③社内異動のハードルが下がる

何度も言っていますが、「まだあまり仲良くない先輩にわからないことを聞く」というのは、新人にとって大きなストレスです。

新人には多くのストレスがかかるからこそ、少しでも軽減する工夫が大事だと思います。

加えて、マニュアルの充実により、社内異動のハードルを下げることができます。
「○○部署はマニュアルが充実しているから、異動もしやすそうだよね」という評判が立てば、マネージャー自身の評価も高まりますね!!

また、「②社員の持ち時間が増える」が実は重要だと思っています。

よく社内で「○○ってどうやってやるの?」と聞いている光景を目にしたことはありませんか?

質問への応答時間について、簡単な計算をしてみましょう。

(一人当たりの質問回数)X(質問者の数)X(回答時間)=(損失している時間)

となりますので、(損失時間)が大きい場合は業務改革の一環として、マニュアルの充実に取り組んでいいかもしれません。

最後に(もう一度振り返ってみてほしいこと)

それはただ一つです。

「業務内で、口頭でやり方が伝えられているものはないか」もう一度確認して欲しいということです。

重要な仕事はマニュアルはあると思いますが、意外に細かい業務についてはマニュアルが作成されておらず、口頭で伝達されているケースも多いのではないでしょうか?

ある程度社会人年数を重ねた方は、これまでの経験を踏まえることで対応可能かもしれませんが、それをいきなり新卒に求めるのは非常に酷なのではないかと思います。

マニュアルがあることで、ミスが減り、自信を持って業務を行うことに繋がるので、ぜひ一度見直してみてください!!

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